Cu un management correct al solutiilor IT organizatia ta poate sa ia decizii mai bune in legatura cu potentialul investitiilor in tehnologizare. In ultimul deceniu, IT-ul din sanatate s-a transformat complet. Sistemele medicale, de la mici la mari, au devenit din ce in ce mai automatizate si dependente de sisteme informatice. In ciuda acestei apropieri de tehnologie, a aparut o discrepanta in aceste organizatii. Exista atat companii inovatoare, care printr-un management avansat au rationalizat cheltuielile IT au ajuns la un nivel nemaintalnit de automatizare si folosesc informatiile colectate pentru a impinge aceste organizatii in fata. In acelasi timp, altele – poate chiar si a ta, sunt puse in subordinea unor comitete si organe de decizie ineficiente, bugete care nu iau in considerare nevoile IT si care nu ofera sprijin utilizatorilor sistemelor implementate. Pe care parte a baricadei se afla compania ta? Aici sunt cateva metode prin care poti sa-ti dai seama.

Buget

In momentul in care seful departamentului de IT este intrebat care dintre proiectele sale poate fi taiat el nefiind essential acesta a raspuns cu faptul ca nu sunt proiectele sale ci ale intregii companii si intrebarea de fapt este ce la ce initiative ale companiei se poate renunta, astfel modificandu-se si proiectele IT. Intr-o organizatie dependent de IT avansat, bugetul departamentului ar trebui setat de medici impreuna cu departamentul financiar. Medicii sunt cei care deruleaza activitatea de baza a organizatiei si contabilii sunt cei care organizeaza veniturile si costurile companiei. Aceste doua categorii sunt cele care pot cere implementarea unor sisteme eficiente care reduc erorile si riscul. Un management IT modern porneste de la principiul anterior si plaseaza puterea de decizie in mainile acelor categorii. Daca directorul medical, asistenta sefa si administratorul au control asupra bugetului de IT atunci ecuatia se schimba complet. Acum ei trebuie sa inteleaga valoare a tehnologiei si aleaga initiativele care au cel mult potential. Asta inseamna ca departamentul care se ocupa cu dezvoltarea si implementarea solutiilor IT trebuie sa “traduca” jargonul tehnologic intr-un limbaj care poate fi integrat in operatiile de zi cu zi si care ridica intrebari de functionalitate. Acest timp nu este unul pierdut. Genul asta de colaborare face ca bugetele respective (oricat de mici) sa ajunga unde conteaza si sa eficientizeze misiunea organizatiei medicale.

Cine ia deciziile asupra bugetului tau?

Adoptarea

“Adoptarea” unui sistem nu mai este o varianta. Nu mai e vorba de a folosi sistemele pur si simplu, ci de a te asigura ca toata lumea foloseste sistemele intr-un fel in care ajuta organizatia. Devine din ce in ce mai evident ca leadership-ul operational, medical si financiar, are aceasta responsabilitate. Un management activ da posibilitatea si incurajeaza personalul operational (medical si financiar) de a cere sisteme care functioneaza pentru el si in acelasi timp isi asuma implementarea acestor sisteme pentru binele companiei. Cine se ocupa cu “adoptarea” in organizatia ta?

Neprevazutul

Cand se iveste o problema, cine este responsabil? Cine isi asuma vina, accepta un esec al sistemului IT si explica ce trebuie facut pentru a reveni la normal? Departamentul tehnic? Directorul? Cineva intr-o pozitie neimportanta care va fi dat afara pentru acest esec? Un management active nu este doar o metoda de a evita esecurile, ci si o metoda de a le gestiona intr-un mod productive. Daca deja se intalnesc in mode regulat persoanele implicate in organizatie pentru a identifica interdependentele dintre tehnologie si activitatea operationala atunci esecul ocazional este doar un hop in evolutia lucrurilor. Daca toata lumea isi asuma responsabilitatea pentru problema aparuta, atunci poti sa te concentrezi pe procesul de identificare si corectare a problemei, revenind in normal. In acelasi timp poti sa reactionezi eficient la neprevazut si crize. Daca directorul medical stie ca este sprijinit de un management active, negocierile pe care le are cu personalul medical pot fi mai eficiente si mai productive. Daca departamentul financiar stie deja cum sa gaseasca bugetul pentru avizarea asistentelor atunci gestionarea unui deficit subit devine mai usoara. Managementul nu este doar pentru anul viitor ci si pentru ziua de azi.

Cum reactioneaza organizatia ta la neprevazut?

Inovatie

Inovatia – evaluarea si adoptarea sistematica a ideilor noi (metode,tehnologii) intr-un mod organizat si bine pus la punct- este o premisa care fie poate crea valoare reala fie este inutila. De ce? De obicei este pentru ca nu exista un sistem care sa evalueze ideile innovative. Daca nu esti organizat pentru a incuraja inovatia atunci si imbunatatirile minore sunt o provocare. Pentru a inova trebuie sa standardizezi constant. Ideile noi au nevoie de o fundatie solida. Dispersia lor necesita inlaturarea barierelor formate atunci cand faci lucrurile diferit intr-o anumita parte a organizatiei. Standardizarea constanta si inovarea periodica sunt stindardele unei abordari organizationale avansate asupra IT-ului. Si mai importanta este evaluarea ideilor innovative si renuntarea la acestea daca nu reusesc sa aduca un plus de utilitate substantial. In contextul unui management matur, inovatia este in floare.

Cum functioneaza la voi in organizatie?

Strategie

Pe final, ganditi-va si la strategie. Cand o fost ultima data cand ati formulat o strategie comprehensive de IT? Cat de bine era legata de scopurile organizationale? Sunt elemente strategice de IT care nu sprijina prioritatile organizatiei? Sunt strategii organizationale care nu ajung si in departamentul IT? Sau ca sa sumarizam, cand a fost ultima data cand departamentul IT a fost surprins de a achizitie, un nou serviciu lansat sau un nou focus organizational? Daca este o reactive acolo, atunci exista loc de imbunatatire. In final, managementul este intotdeauna strategic. Chiar si cand se opereaza exclusive in termini tactici, procesul este unul strategic, creeand un obicei de cooperare care v ava ajuta. Experienta este cruciala, deoarece personalul operational va deveni din ce in ce mai interesat de posibilitatile IT, iar departamentul tehnic va deveni din ce in ce mai concentrate pe rezultate operationale. O structura eficienta sprijinita de o tehnologie eficienta care lucreaza intr-o viziune strategica este obiectivul.

Deci unde esti?